FOKSUK
SLIDESHOW
WEER
CHESS
VIDEO



maandag 22 oktober 2012

Boekhouden is (g)een kunst

Hoe modern ondernemers ook zijn, wanneer het aankomt op de boekhouding zijn zij vaak nog erg behoudend. Voor iedereen die meer controle over zijn bedrijf wil, én graag op de adminstratiekosten bespaart, biedt Z24 deze checklist: hoe bespaar je op de administratie? 5 tips voor een goedkopere en betere boekhouding.

1. Dump de schoenendoos
Het lijkt zo eenvoudig: alle bonnetjes en facturen bewaar je in een schoenendoos en eenmaal per kwartaal overhandig je die de boekhouder. Die verzorgt vervolgens de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting. Maar wie op deze schoenendoos vertrouwt heeft geen flauw idee hoe hij er financieel voor staat. Worden facturen op tijd, of überhaupt, betaald? Neemt de omzet van een bepaalde klant plotseling af?

De schoenendoos was een noodzakelijk kwaad uit de tijd van papieren kasboeken of boekhoudsoftware die niet met internet overweg kon, maar hij is ingehaald door de opkomst van online boekhouden. Dankzij online boekhouden hebben zowel de ondernemer als de accountant altijd inzicht in de cijfers. De ondernemer boekt de bonnetjes en facturen zelf in en de boekhouder kijkt over zijn schouder mee.

2. Kijk anders naar je boekhouder
Alle verhalen clichés over boekhouders kloppen: accountants zijn een vastgeroest volkje. Zij produceren lange, voor de leek onbegrijpelijke rapporten en houden zich te veel bezig met het zetten van handtekeningen onder jaarrekeningen (compliance). Accountants zonderen zich te veel af van de buitenwereld, concludeerde accountantskantoor PwC eerder dit jaar, en adviseerde zichzelf en zijn vakbroeders om meer toegevoegde waarde te leveren aan de opdrachtgevers.

De gemiddelde boekhouder tikt nu vooral bonnetjes uit de schoenendoos over en controleert de belastingaangiftes. Wat dan zijn toegevoegde waarde? Een moderne boekhouder hoort ook adviezen te geven over zaken als de keuze tussen een BV of eenmanszaak, privéauto of bedrijfsauto en de beste manier om geld te lenen. Een boekhouder die vooral praat over bonnetjes en aangiftes levert onvoldoende waarde op.

3. Stap over op online boekhouden
De opkomst van online boekhoudpakketten heeft de laatste jaren een stille revolutie in de accountancy ontketend. De traditionele boekhoudpakketten zijn gemaakt voor de accountants die uiteindelijk de boeken en belastingaangiftes moeten goedkeuren. Die software is vaak gemaakt voor accountants, waardoor ondernemers hem als log en inflexibel ervaren.

Met de opkomst van online boekhouding is de gebruiksvriendelijkheid fors toegenomen. Voor de ondernemer zijn er eenvoudige dashboards toegevoegd waar hij direct inzage heeft in zijn financiële situatie en het invoeren van een nieuwe rekening of factuur is veel eenvoudiger geworden. De ondernemer kan deze taken daarom eenvoudig van zijn accountant overnemen en dus kosten besparen.

Wanneer alle informatie online is opgeslagen, kunnen zowel de ondernemer als de boekhouder eenvoudig de boeken inzien. Beide partijen kijken daarom altijd naar de meest recente informatie en hoeven niet meer te wachten totdat de schoenendoos met bonnetjes is verwerkt.

4. Vertrouw op de experts
Er kleven ook risico’s aan online boekhouden. Internetbedrijven stappen met goede bedoelingen in deze markt, maar laten zich niet tegenhouden door een gebrek aan kennis. Als gevolg daarvan missen sommige pakketten essentiële onderdelen, zoals de mogelijkheid om bezittingen in een balans bij te houden en investeringen dus af te schrijven. Ook ontbreekt vaak de mogelijkheid om BTW verlegd te boeken. Dat is onder meer nodig als je adverteert bij Google.

Sommige gevestigde aanbieders van boekhoudsoftware vertalen hun bestaande pakketten slechts naar een online variant. Daarmee negeren zij de behoefte aan beter gebruiksgemak of eenvoudigere samenwerking tussen boekhouder en ondernemer. Wie door dat laagje vernis heen kijkt, ziet nog altijd het ouderwets, inflexibele boekhoudpakket.

De groep die overblijft slaat de spijker op zijn kop: de boekhoudsoftware speelt in op de behoefte van ondernemers; bevat alle functionaliteiten die nodig zijn om een inspectie van de belastingdienst te doorstaan en helpt om de samenwerking tussen accountant en ondernemer te verbeteren.

5. Denk vooruit
Niet alle boekhoudprogramma’s groeien mee met je onderneming. Vooral bij gratis pakketten zitten er vaak addertjes onder het gras waar ondernemers op termijn last van kunnen krijgen. Meestal verraad de organisatie achter het pakket al waar de risico’s liggen.

Zo bestaan er gratis boekhoudprogramma’s die zijn opgezet door accountantskantoren. Mocht je in de toekomst ooit hulp nodig hebben, zit je min of meer vast aan dat ene kantoor.

In andere gevallen is gratis slechts een lokkertje en moet je betalen voor meer uitgebreide opties. Vergeet tot slot het grootste risico niet: gratis boekhoudsoftware biedt geen hulp en ondersteuning als je vast komt te zitten.

Een zzp'er die altijd als kleine zelfstandige wil blijven werken stelt in de toekomst andere eisen aan zijn boekhoudpakket dan iemand die zijn bedrijf wil laten groeien. Een webwinkel heeft in de toekomst wellicht de behoefte om de winkel direct met het boekhoudpakket te integreren, maar niet elk pakket kan daarmee overweg. Sommige pakketten kunnen naast de boekhouding tevens de salarisadministratie bijhouden.

Denk vooraf na over de vraag waar je over 18 maanden hoopt te staan, en kijk of het boekhoudprogramma ook dan nog geschikt is.[Z24]

0 reacties :

Een reactie plaatsen