Elf tips om efficiënter te werken

Het is voor veel hardwerkende Nederlanders een pijnlijk herkenbaar beeld: een overstromende e-mailbox, een oneindige 'things to do'-lijst die maar niet wil slinken en deadlines die met voeten getreden worden. Voor wie daar in het kader van de goede voornemens voorgoed mee wil afrekenen elf nuttige tips.

Het gras bij de buren oogt altijd groener. Zo ook op de werkvloer. Terwijl jouw collega zeeën van ruimte heeft op zijn altijd keurig opgeruimde bureau, moet jij moeite doen om tussen alle stapels papieren een plekje te vinden voor een kop koffie.

En terwijl zijn rapporten altijd ruim op tijd klaar zijn, voel jij voortdurend de hete adem van je baas in je nek. Hoe krijgen anderen het altijd zo perfect voor elkaar?

In je werk het overzicht terugkrijgen is grotendeels een kwestie van het afleren van verkeerde gewoonten. Dat vergt enige discipline, maar is wel mogelijk, meent Yvonne de Bruin. Namens de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) somt zij enkele valkuilen op en geeft ze tips om deze te tackelen. Een professional organizer adviseert onder andere werknemers en ondernemers efficiënter om te gaan met hun tijd en ruimte.

Valkuil 1: starten met e-mail
Het is vaste prik bij velen: de werkdag beginnen met het checken van de e-mailbox. Niet doen, adviseert De Bruin: "Voor je het weet ben je een uur bezig met het beantwoorden van berichten." Het is volgens haar verstandiger om eerst een uur aan het werk te gaan en pas daarna - als onderbreking - het e-mailbestand te openen. "Dat werkt veel efficiënter."

Valkuil 2: de hele dag Outlook
Strijken en tv kijken valt prima te combineren, maar multitasken met je hoofd is een ander verhaal. Wie meters wil maken, moet zich niet laten afleiden. "Een signaal van binnenkomende emailberichten kan storend werken. Het haalt je uit je concentratie en het kost al snel een kwartier voor je weer goed in de materie zit", meent De Bruin. "Controleer je e-mailbestand liever op enkele vaste momenten per dag, bijvoorbeeld rond tien uur, na de lunch en rond drie uur ’s middags."

Valkuil 3: verdwalen op de digitale snelweg
Het wereldwijde web biedt een zee aan informatie en amusement, maar vreet ook tijd als je niet oplet. Vind je het lastig om je surfgedrag te matigen, zet dan de wekker en stop na een halfuur.

Valkuil 4: de inbox als actielijstje
Wie zijn e-mailverkeer niet stroomlijnt, merkt al snel dat belangrijke berichten in een mum van tijd zover naar onderen zakken dat ze uit het zicht verdwijnen. De Bruin raadt daarom aan een apart mapje te maken, waar je alles naartoe sluist dat actie behoeft.

Het archief sorteren in allerlei submappen werkt volgens haar averechts. "Outlook biedt voldoende zoekmogelijkheden om e-mailberichten terug te vinden. Als je allerlei aparte mapjes aanmaakt, raak je informatie kwijt, omdat je berichten per ongeluk in de verkeerde lijst hebt gestopt of vergeten bent waar je iets hebt ondergebracht."

Valkuil 5: een vol bureau
Ziet jouw bureau eruit alsof er zojuist de Slag bij Waterloo heeft plaatsgevonden? Dan is het zaak om actie te ondernemen. "Veel mensen zijn vooral bezig met hun kerntaken, maar de organisatie van je werk hoort er evengoed bij", stelt De Bruin. Ze adviseert om voor losse klusjes, zoals opruimen, archiveren en declaratieformulieren invullen elke week een vast moment in te ruimen. "Bijvoorbeeld de loze vrijdagmiddag, zodat je opgeruimd het weekend in gaat."

Valkuil 6: niet plannen
Om grip te houden op je werk is het verstandig om elke week een planning te maken voor de volgende week. De kunst is wel om niet teveel activiteiten in te plannen. "Alles duurt altijd langer dan je denkt. Een handige richtlijn is anderhalf maal zoveel tijd inruimen als je denkt nodig te hebben. En kies voor maximaal drie grote acties per dag", adviseert De Bruin.

Plannen betekent ook prioriteiten stellen. "Niet alles is even belangrijk. Houd voortdurend je doelen in de gaten."

Valkuil 7: geen nee kunnen zeggen
Wie overal ja op zegt, is altijd de pineut. Zeg daarom veelvuldig nee en laat je niet verleiden tot dingen die je eigenlijk niet wil doen. Vraag eventueel bedenktijd.

Vind je het moeilijk om nee te verkopen, draag dan een alternatief aan. Verwijs bijvoorbeeld door naar een collega die wat ruimer in de tijd zit of zeg: 'Ik kan die vergadering niet organiseren, maar ik wil hem wel eventueel voorzitten.'

Heb je te maken met een baas die je overlaadt met opdrachten, wijs hem dan op de consequenties. Zeg bijvoorbeeld: 'Als je wil dat ik die vergadering organiseer, kan ik dat rapport niet op tijd af krijgen.'

Valkuil 8: te laat beginnen
"Veel mensen denken dat ze pas onder grote druk tot grootse prestaties in staat zijn, terwijl ze niet eens weten hoe prettig het is om iets rustig af te ronden", zegt De Bruin. Schuif daarom niet alles voor je uit, maar maak tussendeadlines, waarbij je het liefst een derde partij betrekt. "Spreek bijvoorbeeld met je collega een moment af waarop je een conceptrapport gaat bespreken. Zo creëer je een gevoel van urgentie."

Valkuil 9: niet delegeren
Denk jij ook dat je alles zelf beter en sneller kan? Het is maar de vraag of dat klopt. Een vergadering organiseren terwijl je daarvoor een secretaresse kunt inschakelen is zonde. Die tijd kun je beter besteden aan je kerntaken.

Valkuil 10: perfectionisme
Perfectionisme kan jou ver brengen en tot mooie dingen leiden. Maar vaker geldt: goed is goed genoeg. Hou de 80/20 regel in de gaten: in 20 procent van de tijd bereik je vaak 80 procent van het resultaat. In veel gevallen is dat ruim voldoende. In elk geval is het dan tijd om even af te stemmen met een (niet-perfectionistische) collega. Zo voorkom je dat je eindeloos doorwerkt, terwijl het werk eigenlijk al af is.

Valkuil 11: alles in één keer
Veel idealisten proberen de wereld in één keer te veranderen. Dat is in de praktijk heel moeilijk. Voer daarom goede gewoonten stapsgewijs in. Begin met één gewoonte en voeg pas na enkele weken de tweede toe. Het lijkt zo langzaam te gaan, maar de slagingskans is veel groter. [z24.nl]